2022年に、「電子帳簿保存法」が改正されることが決まっています。
「電子帳簿保存法」は、企業や個人事業主など、国税関係の帳簿を扱う人が知っておかなくてはならない法律です。ペーパーレス化のハードルを大きく下げる内容にもなっています。知らずに今まで通り帳簿書類を扱っていては、法律違反となる可能性もあります。

そこで今回は、「電子帳簿保存法」の2022年改正内容についてわかりやすく解説していきます。
改正内容をまだ把握できていないという方は、ぜひチェックしてくださいね!

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、税法上保存が義務付けられている国税関係帳簿書類を、電子データとして保存することを認めるとともに、その保存要件を定めた法律です。国税関係帳簿書類の紙ベースでの保管による経営者の負担を軽減するため、1998年に施行されました。

国税関係帳簿書類とは、決算書類や注文書、契約書、領収書、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳等の書類です。
これらの書類は、原則紙での保存が義務付けられていましたが、電子帳簿保存法では、一定の要件を満たす会計ソフトなどを用いれば、このような書類をデータ保存することが認められています。
この一定の要件については、次章で解説しましょう。

電子帳簿保存法の保存要件

電子帳簿保存法の保存用件は、大きく「真実性の確保 」と「可視性の確保」の2つに分けられます。国税庁の『電子帳簿保存法上の電子データの保存要件』に基づき、詳しく解説していきます。

真実性の確保

電子帳簿保存法の保存要件における「真実性の確保」は、以下の3つの要件で構成されます。

①訂正・削除履歴の確保

帳簿の電子計算機処理に、以下の要件を満たす電子計算機処理システムを使用すること。
電子データとして記録している内容について、訂正や削除を行った場合、その内容を確認することができること。 また、帳簿に関する記録事項の入力を、その業務の処理に係る通常の期間を経過した後に行った場合、その事実を確認することができること。

②相互関連性の確保

帳簿の電子データ記録と、その帳簿に関連する他の帳簿の記録との相互関連性を確認できるようにしておくこと。

③関係書類などの備付け※

帳簿の電子データ記録に併せて、システム関係書類等(システム概要書、仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)を備え付けること。

可視性の確保

電子帳簿保存法の保存要件における「可視性の確保」は、以下の2つの要件で構成されます。

①見読可能性の確保※

帳簿の電子データ記録を保存する場所に、その記録の電子計算機処理をすることができる電子計算機やプログラム、ディスプレイ、プリンタとその操作説明書を備え付けること。そして、その電子データ記録を、ディスプレイの画面または書面に、整然とした形式で、明瞭かつ速やかに、出力できるようにしておくこと。

②検索機能の確保

帳簿の電子データ記録において、次の3つの要件を満たす検索機能を確保しておくこと。

・取引年月日や勘定科目、取引金額等、その帳簿の種類に応じた主要記録項目を、検索条件に設定できること。
・日付または金額に係る記録項目について、範囲を指定した条件設定ができること
・二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件設定ができること

電子帳簿保存法の対象になる書類

このように、電子帳簿保存法では、国税関係帳簿書類のデータ保存について細かな要件が定められています。ここでは、その対象となる書類についてご紹介しましょう。

電子帳簿保存法の対象となるのは、以下の書類です。

・決算関連書類
貸借対照表 ・損益計算書 ・棚卸表 等

・帳簿関連書類
総勘定元帳 ・現金出納帳 ・仕訳帳 ・売掛金・買掛金元帳 ・固定資産台帳 等

・取引関連書類
契約書 ・発注書 ・見積書 ・請求書 ・領収書 等

このうち、契約書や領収書等の書類はスキャナー保存が認められていますが、スキャナー保存する場合には、時刻認証局が発行するタイムスタンプの刻印が必要となる場合があります。これは書類が改ざんされていないことを証明するものなので、失念しないよう気をつけましょう。

電子帳簿保存法で認められている保存方法

電子帳簿保存法で認められている国税関係帳簿書類の保存方法は、「電磁的記録による保存」と「スキャナーによる保存」「COMによる保存」の3つです。

・電磁的記録による保存
パソコンを用いて書類を作成し、印刷せず、そのままサーバやハードディスク、DVDなどに保存する方法。

・スキャナーによる保存
紙の書類をスキャナーでデータ変換し、保存する方法。

・COMによる保存
パソコンを用いて書類を作成し、COM(電子計算機出力マイクロフィルム)で保存する方法。

ただし、スキャナー保存については、前述のように、タイムスタンプの刻印が必要になることがあるので注意しましょう。タイムスタンプの刻印については、次章の改正ポイントにも関わるのでご確認ください。

2022年に改正するポイント

電子帳簿保存法は、2022年1月から改正施行されます。その主要なポイントは、以下の6点です。国税庁発行の『電子帳簿保存法が改正されました』を参考に詳しく見ていきましょう。

ポイント1:電磁的記録による保存の事前承認が不要に

これまで、パソコン等で作成した国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存には、税務署長の事前承認が必要でした。しかし、今回の法改正により、この事前承認は不要になります。

ポイント2:システム要件の緩和

これまで、帳簿書類を電磁的記録により保存するには、2章でご紹介した電子帳簿保存法の保存要件を全て満たしている必要がありました。

しかし、今回の法改正により、簿記の正規原則に従って記録されていて、かつ最低限の3つの要件を満たせば、電磁的記録による保存が認められることになります。
その要件は、2章の※の項目に、「税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしておくこと」という要件を合わせた3要件です。

また、これまで通り要件を全て満たす帳簿は「有料な電子帳簿」として、過少申告加算税が5%免税される制度が整備されました。

ポイント3:適正事務処理要件の廃止

書類のスキャナ保存については、不正防止の観点から、「社内規程の整備」「相互けん制」「定期的な検査」という適正事務処理要件が定められていましたが、これも今回の法改正で廃止されることになっています。

ポイント4:タイムスタンプの要件が緩和

これまで、スキャナ保存においては、タイムスタンプの付与期間は3営業日以内で、かつ受領者の自署が必要とされてきました。
しかし、法改正施行以降は、タイムスタンプの付与期間が最長約2ヶ月と7営業日内となり、自署も不要になります。

さらに、データの修正・削除履歴が残ったり入力期限内のデータ保存が確認できたりするツール等を使用する場合には、タイムスタンプの付与も必要なくなります。

ポイント5:検索要件の緩和

2022年の法改正施行では、検索要件の記録項目が、「日付」「取引金額」「取引先」に緩和されます。
税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定や項目を組み合わせた条件設定の確保(2章「電子帳簿保存法の保存要件」における「可視性の確保」のうち、「②検索機能の確保」後ろの2項目)が不要になります。

ポイント6:電子取引の電子データ保存を義務化

2022年1月からは、データで受け取った国税関係書類の電子データ保存が原則となります。
現行法では紙に出力しての保存が認められていますが、これは不可となるので注意しましょう。

まとめ

電子帳簿保存法は、会社運営や経理実務に関わる法律です。もし、電子帳簿保存法の規定を悪質なやり方で破った場合には、ペナルティが課される可能性もあります。

会社経営者や個人事業主の方は、電子帳簿保存法とその改正点についてよく把握し、適切な形でデータや書類を保存するようにしましょう。